Come rendere leggibili e ricercabili i documenti digitalizzati

29 / 5 / 2019

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Cos'è la scansione? La scansione è il processo di rendere disponibili le tue pratiche di vecchia scuola nel mondo digitale, specificatamente disponibili per il tuo computer. Ad oggi, la maggior parte delle stampanti dispone di scanner integrati e ci sono anche altre applicazioni per telefoni cellulari che funzionano allo stesso modo. Quando scansioniamo, inizia con un processo simile alla fotocopiatura, che sta creando una copia identica del documento immagine. Una fotocopiatrice stamperà un'immagine digitale su fogli bianchi, ma uno scanner, d'altra parte, trasmetterà l'immagine come copia digitale al computer, a una USB o a una scheda di memoria.

Quando ciò accade, il computer riconosce il documento digitalizzato come punti bianchi e neri e niente di più. Al giorno d'oggi, i documenti scansionati possono essere in due diverse forme & ndash; PDF o JPEG.

deftpdf scanner

Perché dovremmo scansionare i documenti?

Ci sono diversi motivi per cui la scansione è stata l'opzione preferita per conservare e archiviare i documenti. Per prima cosa, ci fa risparmiare tempo e spazio. I documenti della vecchia scuola significano armadi o magazzini occupati e non massimizzati e la ricerca di informazioni significa lavoro manuale. Se & rsquo; ri anche in una società legale, il più delle volte l'ufficio è pieno di file che probabilmente prenderà un sacco di tempo per curare o di ricerca, che colpisce anche il terzo motivo per cui la scansione dei documenti sono preferiti & ndash; efficienza del personale.

In un modo più semplice e veloce, i dipendenti saranno in grado di cercare attraverso i file semplicemente inserendo le parole chiave nelle funzioni di ricerca del loro computer. In un istante, i documenti vengono recuperati, i file possono essere inviati immediatamente via e-mail anche se siamo all'estero e la riproduzione tramite fotocopie non sarà necessaria. Inoltre, i documenti possono essere organizzati facilmente e tracciati sul computer.

Naturalmente, risparmiando tempo, spazio e massimizzando l'efficienza, tutti questi influenzano la misura più importante nel business - risparmiando denaro. Tutte le spese di cui sopra possono essere minimizzate monetariamente e si otterrà un'alta produttività. L'azienda sarà in grado di concentrarsi su massimizzare i propri budget invece di preoccuparsi di spazio di archiviazione, manodopera extra e logistica. Il backup dei file è anche semplice archiviando una copia dei file in un cloud o in un disco collocato in un'altra posizione. Ciò salverà anche una persona o un'azienda da disastri come incendi, calamità naturali e altri incidenti che potrebbero causare la perdita di file.

Tutte queste cose sono ragioni per credere che la scansione sia una buona idea, ma come può essere ottimizzata la scansione?

Cos'è l'OCR e come funziona?

Per impostazione predefinita, la scansione non è altro che una foto piatta che non può essere letta dal computer, ma con le nuove tecnologie siamo in grado di leggere e cercare il testo contenuto nel documento. Ciò è possibile grazie al software OCR.

OCR (Optical Character Recognition) è una nuova tecnologia sviluppata per documenti e file digitalizzati. Questa nuova tecnologia è appositamente realizzata per leggere il testo e consente di cercare i documenti acquisiti come se fossero codificati digitalmente. Per semplificare le spiegazioni, un documento scansionato per un computer è solo un'immagine composta da punti neri come file bit-mappato ma con OCR, riconosce questi punti e cerca di determinare se questi costituiscono un carattere specifico come una lettera o un numero. & nbsp; Poiché i suoi miglioramenti e aggiornamenti, un computer può ora leggere i file scansionati e vederlo come se fosse codificato nel computer.

Con il software OCR, il testo dei documenti digitalizzati può essere leggibile, ricercabile, copiato, modificato, modificato, rivisto e selezionato, proprio come quello che si fa con il testo in tempo reale. Fondamentalmente, se & rsquo; ri guardando attraverso i file e si fa una ricerca di testo, qualsiasi pagina di un PDF convertito attraverso OCR può ora essere trovato.

DeftPDF OCR tool

Il vantaggio con OCR

Ci sono vari vantaggi per avere i vostri documenti convertiti con OCR PDF strumento e benefici chiunque. Analogamente ai vantaggi della scansione di un documento, avere OCR significa avere un sistema di archiviazione migliorato e risparmiare un sacco di fatica, tempo e denaro. In sintesi, ecco i vantaggi di uno strumento OCR:

1. Copia & ndash; Incolla da documenti scansionati

2. Modifica PDF abilitata

3. Ricerca rapida del testo

4. Risparmia spazio

5. Accessibile

6. Risparmia tempo

7. Efficienza dei dipendenti

8. Risparmia denaro

Utilizzo di DeftPDF per rendere il file PDF ricercabile e leggibile

Utilizzando lo strumento OCR di DeftPDF è davvero facile e dal momento che lo fa & rsquo; t richiedono di scaricare o installare il software, è possibile convertire direttamente e ottenere immediatamente risultati in pochi minuti finché si dispone di una buona connessione internet! Troverete solo alcuni passi per convertire il tuo file PDF:

Primo passo: Vai ahttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; e seleziona & ldquo;OCR PDF& rdquo; strumento

Fase due: Carica il tuo file PDF

DeftPDF upload PDF file

Fase tre: Selezionare la lingua del documento e scegliere i formati di output. Puoi scegliere tra & ldquo;file di testo& rdquo; o & ldquo;PDF ricercabile.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a file di testo, it will convert it into text. If you choose PDF ricercabile, it will provide you with PDF but with recognized text.

DeftPDF OCR tool

Fase quattro: Clicca & ldquo;Riconoscere il testo su tutte le immagini& rdquo; una volta che tutte le modifiche sono fatte

Fase cinque: & ldquo; Scaricare & rdquo; il tuo file per salvarlo nel tuo computer

Una volta eseguita questa procedura, si otterrà ora un documento ricercabile e leggibile che è possibile utilizzare prontamente come se si trattasse di un PDF scansionato a parola.