Slik gjør du skannede dokumenter lesbare og søkbare

29 / 5 / 2019

Andre innlegg

How does a PDF Compressor Work?

Learn More

How to Create eCards for Halloween

Learn More

What PDF Form Elements Can Do for You

Learn More

Hva er skanning? Skanning er prosessen med å gjøre dine gamle papirer tilgjengelig i den digitale verden, spesielt tilgjengelig for datamaskinen din. Fra og med i dag har de fleste skrivere tilgjengelige skannere innebygd, og det finnes også andre applikasjoner for mobiltelefoner som fungerer på samme måte. Når vi skanner, begynner den med en prosess som ligner på kopiering, som lager en identisk kopi av bildedokumentet. En kopimaskin ville skrive ut et digitalt bilde til tomme ark, men en skanner vil derimot overføre bildet som en digital kopi til datamaskinen, en USB eller et minnekort.

Når dette skjer, gjenkjenner datamaskinen det digitaliserte dokumentet som svarte og hvite prikker og ingenting mer. I dag kan skannede dokumenter være i to forskjellige former & ndash; PDF eller JPEG.

deftpdf scanner

Hvorfor skal vi skanne dokumenter?

Det er flere grunner til at skanning har vært det foretrukne alternativet for å beholde og arkivere dokumenter. For det første sparer det oss tid og rom. Gamle skoledokumenter betyr oppbevaringsskap eller oppbevaringsrom blir okkupert og ikke maksimert og søker etter informasjon betyr manuell arbeidskraft. Hvis du & rsquo; re også i et juridisk selskap, oftere enn ikke kontoret er fylt med filer som sannsynligvis vil ta mye tid å kuratere eller søke, som også påvirker den tredje grunnen til at skanning dokumenter er foretrukket & ndash; Ansatte effektivitet.

På en raskere og enklere måte vil ansatte kunne søke gjennom filene bare ved å plassere søkeordene i søkefunksjonene på datamaskinen. På et øyeblikk blir dokumenter hentet, filer kan sendes umiddelbart via e-post selv om vi er i utlandet og reproduksjon gjennom kopiering vil ikke være nødvendig. I tillegg kan dokumenter organiseres enkelt og spores på datamaskinen.

Selvfølgelig, da vi sparer tid, plass og maksimerer effektiviteten, påvirker alle disse det viktigste tiltaket i virksomheten - sparer penger. Alle nevnte utgifter ovenfor kan minimeres monetært og høy produktivitet vil bli oppnådd. Virksomheten vil kunne fokusere på å maksimere budsjettene sine i stedet for å bekymre seg for lagringsplass, ekstra arbeidskraft og logistikk. Filene sikkerhetskopieres også enkelt bare ved å lagre en kopi av filene i en sky eller på en disk plassert på et annet sted. Dette vil også redde en person eller en bedrift fra katastrofer som brann, naturkatastrofer og andre hendelser som kan føre til at filer går tapt.

Alle disse tingene er grunner til å tro at skanning er en god idé, men hvordan kan skanning optimaliseres?

Hva er OCR og hvordan fungerer det?

Som standard er skanning ingenting mer enn et flatt bilde som ikke kan leses av datamaskinen, men med ny teknologi kan vi lese og søke etter teksten i dokumentet. Dette er mulig på grunn av OCR-programvare.

Optisk tegngjenkjenning (OCR) er en ny teknologi utviklet for skannede dokumenter og filer. Denne nye teknologien er spesielt laget for å lese gjennom teksten og lar deg søke i de skannede dokumentene dine som om den var kodet digitalt. For å gjøre forklaringer enklere, er et skannet dokument for en datamaskin bare et bilde som består av svarte prikker som en bitkartlagt fil, men med OCR gjenkjenner disse punktene og prøver å finne ut om disse utgjør et bestemt tegn, for eksempel et brev eller et tall. & nbsp; Siden forbedringene og oppdateringene kan en datamaskin les nå skannede filer og se det som om det var kodet i datamaskinen.

Med OCR-programvare kan tekst fra skannede dokumenter være lesbar, søkbar, kopiert, redigert, endret, gjennomgått og valgt, akkurat som det du gjør med levende tekst. I utgangspunktet, hvis du & rsquo; re ser gjennom filene dine, og du gjør et tekstsøk, hvilken som helst side av en konvertert PDF gjennom OCR kan nå bli funnet.

DeftPDF OCR tool

Fordelen med OCR

Det er ulike fordeler med å ha dokumentene konvertert med PDF-verktøy, og det fordeler alle. I likhet med fordelene ved å skanne et dokument, betyr det å ha et forbedret fileringssystem og spare deg for mye arbeid, tid og penger. Her er fordelene med et OCR-verktøy:

1. Kopier & ndash; Lim inn fra skannede dokumenter

2. PDF-redigering aktivert

3. Rask tekstsøk

4. Spar plass

5. Tilgjengelig

6. Spar tid

7. Effektivitet for ansatte

8. Spar penger

Bruke DeftPDF for å gjøre PDF-filen søkbar og lesbar

Ved hjelp av OCR verktøyet av DeftPDF er veldig enkelt og siden det gjør & rsquo; t krever at du laster ned eller installere programvaren, kan du direkte konvertere og umiddelbart få resultater i løpet av minutter så lenge du har en god Internett-tilkobling! Det er bare noen få trinn for å konvertere PDF-filen:

Trinn én: Gå tilhttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; og velg & ldquo;PDF& rdquo; verktøy

Trinn to: Last opp PDF-filen din

DeftPDF upload PDF file

Trinn tre: Velg språket i dokumentet og velg utdataformater. Du kan velge mellom & ldquo;tekstfil& rdquo; eller & ldquo;søkbar PDF.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a tekstfil, it will convert it into text. If you choose søkbar PDF, it will provide you with PDF but with recognized text.

DeftPDF OCR tool

Trinn fire: Klikk & ldquo;Gjenkjenne tekst på alle bilder& rdquo; når alle modifikasjoner er gjort

Trinn fem: & ldquo; Last ned & rdquo; filen for å lagre den på datamaskinen

Når du har gjort denne prosedyren, vil du nå få et søkbart og lesbart dokument som du enkelt kan bruke som om det var en skannet PDF til ord.