如何讓掃描的文件可讀且可搜尋

29 / 5 / 2019

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什麼是掃描? 掃描是讓舊式文書工作在數位世界中可用,特別適用於您的電腦。 截至目前,大多數印表機都內置了可用的掃描器,也有其他適用於行動電話的應用同樣功能。 掃描時,它會從類似影印的程序開始,也就是建立影像文件的相同副本。 影印機會將數碼影像列印至空白頁,但另一方面,掃描器會將影像作為數碼副本傳送到電腦、USB 或記憶卡。

發生這種情況時,電腦將數字化文檔識別為黑白點,僅此而已。 如今,掃描的文件可以有兩種不同的形式 & ndash; PDF 或 JPEG。

deftpdf scanner

為什麼要掃描文件?

掃描是保留和檔案文件的偏好選項有幾個原因。 首先,它為我們節省了時間和空間。 舊學校的文件意味著儲藏櫃或儲藏室被佔用,而不是最大化,搜索信息意味著體力勞動。 如果你 & rsquo; 重新也在一家法律公司, 往往不是辦公室充滿了文件,可能需要大量的時間策展或搜索, 這也影響了第三個原因,為什麼掃描文檔是首選 & ndash; 員工效率.

在一個更快,更簡單的方法,員工將能夠通過文件只通過將關鍵字在他們的計算機的搜索功能進行搜索。 即時檢索文件,即使身處海外,亦可透過電郵即時發送文件,毋須透過複印方式複印。 此外,文件可以在電腦上輕鬆組織和追蹤。

當然,隨著我們節省時間、空間並最大限度地提高效率,所有這些影響企業最重要的措施-節省資金。 上述所有費用都可以通過貨幣最小化,並且可以獲得高生產率。 企業將能夠專注於最大化預算,而不必擔心儲存空間、額外的人力和物流。 文件也很容易備份只是通過存儲在雲或放在另一個位置的磁盤上的文件的副本。 這也將節省個人或企業免於火災、自然災害,以及其他可能導致檔案遺失的事件等災害。

所有這些事情都是相信掃描是一個好主意,但如何優化掃描?

什麼是 OCR,它是如何工作的?

默認情況下,掃描只不過是一張平面照片,電腦無法讀取,但有了新技術,我們能夠閱讀和搜索文檔中包含的文本。 這是可能的,因為 OCR 軟件。

光學字元辨識 (OCR) 是針對掃描的文件和檔案開發的新技術。 這項新技術專門用來讀取文字,並可讓您搜尋掃描的文件,就像它是數位編碼一樣。 為了簡化說明,電腦的掃描文件只是由黑色點組成點陣圖檔案的影像,但使用 OCR 時,它會辨識這些點,並嘗試判斷這些點是否構成特定字元,例如字母或數字。& nbsp; 由於它的改進和更新,電腦可以 現在讀取掃描的檔案,並將它視為在電腦中編碼。

使用 OCR 軟體,掃描文件中的文字可以讀取、搜尋、複製、編輯、變更、審閱和選擇,就像使用即時文字一樣。 基本上,如果你 & rsquo; 重新查看你的文件,你做一個文本搜索,通過 OCR 轉換的 PDF 的任何頁面都可以找到。

DeftPDF OCR tool

OCR 的優點

有各種優點,讓您的文檔與 八月份的 PDF 檔 工具轉換,它有利於任何人。 與掃描文檔的優點類似,具有 OCR 意味著具有增強的歸檔系統,並為您節省大量精力,時間和金錢。 要點是,以下是 OCR 工具的優點:

1. 複製 & ndash; 從掃描的文件貼上

2. 啟用 PDF 編輯

3. 快速文字搜尋

4. 節省空間

5. 可存取

6. 節省時間

7. 員工效率

8. 省錢

使用 DeftPDF 使您的 PDF 文件可搜索和可讀

使用 DeftPDF 的 OCR 工具是非常容易的,因為它沒有 & rsquo 的; 不要求你下載或安裝軟件,你可以直接轉換,並立即獲得結果幾分鐘內,只要你有一個良好的互聯網連接! 只有幾個步驟才能轉換 PDF 檔案:

第一步: 請前往https://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; 選擇 & ldquo;八月份的 PDF 檔& rdquo; 工具

第二步: 上傳您的 PDF 檔案

DeftPDF upload PDF file

步驟三: 選取文件的語言,然後選擇輸出格式。 你可以選擇 & ldquo;文字檔& rdquo; 或 &可搜尋的 PDF.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a 文字檔, it will convert it into text. If you choose 可搜尋的 PDF, it will provide you with PDF but with recognized text.

DeftPDF OCR tool

第四步: 按一下 #38;ldquo;辨識所有影像上的文字& rdquo; 一旦所有的修改完成

步驟五: & ldquo; 下載 & rdquo; 您的文件將其保存在計算機中

一旦你完成了這個過程,你現在會得到一個可搜索和可讀的文檔,你可以很容易地使用,就好像它是一個掃描的 PDF 到字。