Vad är skanning? Skanning är processen att göra ditt gamla pappersarbete tillgängligt i den digitala världen, speciellt tillgängligt för din dator. Från och med idag har de flesta skrivare tillgängliga skannrar inbyggda och det finns också andra applikationer för mobiltelefoner som fungerar på samma sätt. När vi skannar börjar det med en process som liknar kopiering, vilket skapar en identisk kopia av bilddokumentet. En kopiator skulle skriva ut en digital bild till tomma ark, men en skanner, å andra sidan, kommer att överföra bilden som en digital kopia till datorn, ett USB-minne eller ett minneskort.
När detta händer känner datorn igen det digitaliserade dokumentet som svarta och vita prickar och inget mer. Numera kan skannade dokument vara i två olika former & ndash; PDF eller JPEG.
Varför ska vi skanna dokument?
Det finns flera anledningar till varför skanning har varit det föredragna alternativet att behålla och fila dokument. För det första sparar det oss tid och rum. Gamla skoldokument innebär att förvaringsskåp eller förvaringsrum blir ockuperade och inte maximerade och söker information betyder manuellt arbete. Om du & rsquo; re också i ett juridiskt företag, oftare än inte kontoret är fylld med filer som förmodligen kommer att ta mycket tid att curate eller söka, vilket också påverkar den tredje anledningen till att skanna dokument föredras & ndash; Personal effektivitet.
På ett snabbare och enklare sätt kan anställda söka igenom filerna bara genom att placera sökorden i sökfunktionerna på sin dator. På ett ögonblick hämtas dokument, filer kan skickas omedelbart via e-post även om vi är utomlands och reproduktion genom kopiering är inte nödvändig. Dessutom kan dokument organiseras enkelt och spåras på datorn.
Naturligtvis, när vi sparar tid, utrymme och maximerar effektiviteten, påverkar alla dessa den viktigaste åtgärden i affärer - sparar pengar. Alla nämnda kostnader ovan kan minimeras monetärt och hög produktivitet kommer att erhållas. Verksamheten kommer att kunna fokusera på att maximera sina budgetar istället för att oroa sig för lagringsutrymme, extra arbetskraft och logistik. Filer är också enkelt säkerhetskopieras bara genom att lagra en kopia av filerna i ett moln eller på en disk placerad på en annan plats. Detta kommer också att rädda en person eller ett företag från katastrofer som brand, naturkatastrofer och andra incidenter som kan leda till att filer går förlorade.
Alla dessa saker är skäl att tro att skanning är en bra idé, men hur kan skanningen optimeras?
Vad är OCR och hur fungerar det?
Som standard är skanning inget annat än ett platt foto som inte kan läsas av datorn, men med ny teknik kan vi läsa och söka efter texten i dokumentet. Detta är möjligt på grund av OCR-programvara.
Optical Character Recognition (OCR) är en ny teknik som utvecklats för skannade dokument och filer. Denna nya teknik är speciellt gjord för att läsa igenom texten och låter dig söka dina skannade dokument som om de kodades digitalt. För att göra förklaringar enklare är ett skannat dokument för en dator bara en bild som består av svarta prickar som en bitmappad fil, men med OCR känner det igen dessa punkter och försöker avgöra om dessa utgör ett specifikt tecken som en bokstav eller ett nummer. & nbsp; Eftersom dess förbättringar och uppdateringar kan en dator läser nu skannade filer och ser det som om det kodades i datorn.
Med OCR-programvara kan text från skannade dokument vara läsbar, sökbar, kopierad, redigerad, ändrad, granskad och markerad, precis som vad du gör med live-text. I grund och botten, om du & rsquo; re tittar igenom dina filer och du gör en textsökning, någon sida av en konverterad PDF via OCR kan nu hittas.
Fördelen med OCR
Det finns olika fördelar med att ha dina dokument konverterade med OCR PDF-verktyg och det gynnar alla. I likhet med fördelarna med att skanna ett dokument innebär OCR att du har ett förbättrat arkivsystem och sparar mycket arbete, tid och pengar. I en huvuddel, här är fördelarna med ett OCR-verktyg:
1. Kopiera & ndash; Klistra in från skannade dokument
2. PDF-redigering aktiverad
3. Snabb textsökning
4. Spara utrymme
5. Tillgänglig
6. Spara tid
7. Effektivitet för anställda
8. Spara pengar
Använda DeftPDF för att göra din PDF-fil sökbar och läsbar
Använda OCR-verktyget för deftPDF är verkligen enkelt och eftersom det inte & rsquo; t kräver att du ladda ner eller installera programvaran, du kan direkt konvertera och omedelbart få resultat inom några minuter så länge du har en bra internetuppkoppling! Det finns bara några steg för att konvertera din PDF-fil:
Steg 1: Gå tillhttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; och välj & ldquo;OCR PDF& rdquo; verktyg
Steg två: Ladda upp din PDF-fil
Steg tre: Välj språk i dokumentet och välj utdataformat. Du kan välja mellan & ldquo;textfil& rdquo; eller & ldquo;sökbar PDF.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a textfil, it will convert it into text. If you choose sökbar PDF, it will provide you with PDF but with recognized text.
Steg fyra: Klicka på & ldquo;Identifiera text på alla bilder& rdquo; när alla ändringar är gjorda
Steg fem: & ldquo; nedladdning & rdquo; filen för att spara den i din dator
När du har gjort den här proceduren får du nu ett sökbart och läsbart dokument som du enkelt kan använda som om det var en skannad PDF till ord.
