Wat is scannen? Scannen is het proces om uw old-school papierwerk beschikbaar te maken in de digitale wereld, specifiek beschikbaar voor uw computer. Vanaf vandaag hebben de meeste printers beschikbare scanners ingebouwd en zijn er ook andere toepassingen voor mobiele telefoons die op dezelfde manier functioneren. Wanneer we scannen, begint het met een proces dat vergelijkbaar is met fotokopiëren, waardoor een identieke kopie van het afbeeldingsdocument wordt gemaakt. Een kopieerapparaat zou een digitale afbeelding afdrukken op blanco vellen, maar een scanner, aan de andere kant, zal het beeld als een digitale kopie naar de computer, een USB of een geheugenkaart verzenden.
Wanneer dit gebeurt, herkent de computer het gedigitaliseerde document als zwart-witte stippen en niets meer. Tegenwoordig kunnen gescande documenten in twee verschillende vormen & ndash; PDF of JPEG zijn.
Waarom zouden we documenten scannen?
Er zijn verschillende redenen waarom scannen de voorkeur heeft gegeven aan het bewaren en archiveren van documenten. Ten eerste, het bespaart ons tijd en ruimte. Oude schooldocumenten betekenen dat opbergkasten of opslagruimten bezet raken en niet gemaximaliseerd en het zoeken naar informatie betekent handarbeid. Als u & rsquo; opnieuw ook in een juridisch bedrijf, vaker wel dan niet het kantoor is gevuld met bestanden die waarschijnlijk veel tijd zal duren om te cureren of zoeken, die ook van invloed op de derde reden waarom het scannen van documenten de voorkeur & ndash; efficiëntie van het personeel.
Op een snellere en eenvoudigere manier kunnen medewerkers de bestanden doorzoeken door de zoekwoorden in zoekfuncties van hun computer te plaatsen. In een oogwenk worden documenten opgehaald, bestanden kunnen onmiddellijk via e-mail worden verzonden, zelfs als we in het buitenland zijn en reproductie door fotokopieën is niet nodig. Bovendien kunnen documenten eenvoudig worden georganiseerd en op de computer worden bijgehouden.
Natuurlijk, als we tijd, ruimte besparen en efficiëntie maximaliseren, hebben deze allemaal invloed op de belangrijkste maatregel in het bedrijfsleven - geld besparen. Alle hierboven genoemde kosten kunnen monetair worden geminimaliseerd en een hoge productiviteit zal worden verkregen. Het bedrijf zal zich kunnen concentreren op het maximaliseren van hun budgetten in plaats van zich zorgen te maken over opslagruimte, extra mankracht en logistiek. Bestanden worden ook eenvoudig back-ups gemaakt door een kopie van de bestanden op te slaan in een cloud of op een schijf die op een andere locatie is geplaatst. Dit zal ook een persoon of een bedrijf redden van rampen zoals brand, natuurrampen en andere incidenten die ertoe kunnen leiden dat bestanden verloren gaan.
Al deze dingen zijn redenen om aan te nemen dat scannen een goed idee is, maar hoe kan scannen worden geoptimaliseerd?
Wat is OCR en hoe werkt het?
Standaard is scannen niets meer dan een platte foto die niet door de computer kan worden gelezen, maar met nieuwe technologie kunnen we de tekst in het document lezen en zoeken. Dit is mogelijk door OCR-software.
Optical Character Recognition (OCR) is een nieuwe technologie ontwikkeld voor gescande documenten en bestanden. Deze nieuwe technologie is speciaal gemaakt om de tekst door te lezen en stelt u in staat om uw gescande documenten te doorzoeken alsof deze digitaal zijn gecodeerd. Om de uitleg eenvoudiger te maken, een gescand document voor een computer is slechts een afbeelding die bestaat uit zwarte stippen als een bit-toegewezen bestand, maar met OCR herkent het deze punten en probeert het te bepalen of deze een specifiek teken vormen, zoals een letter of een getal. & nbsp; Sinds de verbeteringen en updates kan een computer lees nu gescande bestanden en zie het alsof het in de computer is gecodeerd.
Met OCR-software kan tekst uit gescande documenten leesbaar, doorzoekbaar, gekopieerd, bewerkt, gewijzigd, beoordeeld en geselecteerd zijn, net als wat u doet met live tekst. Kortom, als je & rsquo; opnieuw kijken door uw bestanden en je doet een tekst zoeken, elke pagina van een geconverteerde PDF via OCR kan nu worden gevonden.
Het voordeel met OCR
Er zijn verschillende voordelen aan het hebben van uw documenten geconverteerd met OCR PDF tool en het voordeel van iedereen. Net als de voordelen van het scannen van een document betekent OCR een verbeterd archiveringssysteem hebben en u veel moeite, tijd en geld besparen. In een hoofdzaak zijn hier de voordelen van een OCR-tool:
1. Kopiëren & ndash; Plakken uit gescande documenten
2. PDF-bewerking ingeschakeld
3. Snel zoeken naar tekst
4. Ruimte besparen
5. Toegankelijk
6. Bespaar tijd
7. Efficiëntie van medewerkers
8. Bespaar geld
DeftPDF gebruiken om uw PDF-bestand doorzoekbaar en leesbaar te maken
Met behulp van de OCR tool van DeftPDF is echt eenvoudig en omdat het doesn & rsquo; t vereisen dat u downloaden of installeren van de software, kunt u direct converteren en onmiddellijk resultaten binnen enkele minuten, zolang u een goede internetverbinding! Er zijn slechts enkele stappen om uw PDF bestand te converteren:
Stap één: Ga naarhttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; en selecteer & ldquo;OCR PDF& rdquo; gereedschap
Stap twee: Upload je PDF-bestand
Stap drie: Selecteer de taal van uw document en kies uw uitvoerformaten. U kunt kiezen tussen & ldquo;tekstbestand& rdquo; of & ldquo;doorzoekbare PDF.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a tekstbestand, it will convert it into text. If you choose doorzoekbare PDF, it will provide you with PDF but with recognized text.
Stap vier: Klik op & ldquo;Tekst herkennen op alle afbeeldingen& rdquo; zodra alle wijzigingen zijn gedaan
Stap vijf: & ldquo; Download & rdquo; uw bestand om het op uw computer op te slaan
Zodra u deze procedure hebt uitgevoerd, krijgt u nu een doorzoekbaar en leesbaar document dat u gemakkelijk kunt gebruiken alsof het een gescande PDF naar woord is.
