¿Qué es el escaneo? El escaneo es el proceso de hacer que su papeleo de la vieja escuela esté disponible en el mundo digital, específicamente disponible para su computadora. A partir de hoy, la mayoría de las impresoras tienen escáneres incorporados y también hay otras aplicaciones para teléfonos móviles que funcionan de la misma manera. Cuando escaneamos, comienza con un proceso similar a la fotocopia, que está creando una copia idéntica del documento de imagen. Una copiadora imprimiría una imagen digital en hojas en blanco, pero un escáner, por otro lado, transmitirá la imagen como copia digital al ordenador, a un USB o a una tarjeta de memoria.
Cuando esto sucede, la computadora reconoce el documento digitalizado como puntos blancos y negros y nada más. Hoy en día, los documentos escaneados pueden tener dos formas diferentes & ndash; PDF o JPEG.
¿Por qué deberíamos escanear documentos?
Existen varias razones por las que el escaneo ha sido la opción preferida para conservar y archivar documentos. Por un lado, nos ahorra tiempo y espacio. Los documentos de la vieja escuela significan que los armarios de almacenamiento o las salas de almacenamiento se ocupan y no se maximizan y buscar información significa trabajo manual. Si & rsquo; re también en una empresa legal, más a menudo que no la oficina está llena de archivos que probablemente tomará mucho tiempo para curar o buscar, lo que también afecta a la tercera razón por la que se prefieren documentos de escaneo & ndash; Eficiencia del personal.
De una manera más rápida y fácil, los empleados podrán buscar a través de los archivos simplemente colocando las palabras clave en las funciones de búsqueda de su ordenador. En un instante, los documentos se recuperan, los archivos se pueden enviar inmediatamente por correo electrónico incluso si estamos en el extranjero y la reproducción a través de fotocopias no será necesaria. Además, los documentos se pueden organizar fácilmente y rastrear en la computadora.
Por supuesto, a medida que ahorramos tiempo, espacio y maximizamos la eficiencia, todo esto afecta a la medida más importante en los negocios: ahorrar dinero. Todos los gastos mencionados anteriormente se pueden minimizar monetariamente y se obtendrá una alta productividad. La empresa podrá centrarse en maximizar sus presupuestos en lugar de preocuparse por el espacio de almacenamiento, la mano de obra adicional y la logística. Los archivos también se copian fácilmente simplemente almacenando una copia de los archivos en una nube o en un disco colocado en otra ubicación. Esto también salvará a una persona o empresa de desastres como incendios, desastres naturales y otros incidentes que pueden causar la pérdida de archivos.
Todas estas cosas son razones para creer que el escaneo es una buena idea, pero ¿cómo se puede optimizar el escaneo?
¿Qué es OCR y cómo funciona?
Por defecto, escanear no es más que una foto plana que no puede ser leída por el ordenador, pero con la nueva tecnología, podemos leer y buscar el texto contenido en el documento. Esto es posible debido al software OCR.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una nueva tecnología desarrollada para documentos y archivos escaneados. Esta nueva tecnología está diseñada específicamente para leer el texto y le permite buscar en sus documentos escaneados como si estuvieran codificados digitalmente. Para simplificar las explicaciones, un documento escaneado para un ordenador es sólo una imagen formada por puntos negros como un archivo de mapa de bits, pero con OCR, reconoce estos puntos e intenta determinar si constituyen un carácter específico, como una letra o un número. & nbsp; Desde sus mejoras y actualizaciones, un ordenador puede ahora lee los archivos escaneados y verlo como si estuviera codificado en la computadora.
Con el software OCR, el texto de los documentos escaneados se puede leer, buscar, copiar, editar, cambiar, revisar y seleccionar, al igual que lo que se hace con el texto en vivo. Básicamente, si & rsquo; re mirando a través de sus archivos y hacer una búsqueda de texto, cualquier página de un PDF convertido a través de OCR ahora se puede encontrar.
La ventaja con OCR
Hay varias ventajas a tener sus documentos convertidos con la herramienta OCR PDF y beneficia a cualquiera. Similar a las ventajas de escanear un documento, tener OCR significa tener un sistema de archivo mejorado y ahorrarle mucho esfuerzo, tiempo y dinero. En resumen, aquí están las ventajas de una herramienta OCR:
1. Copiar & ndash; Pegar de documentos digitalizados
2. Edición PDF habilitada
3. Búsqueda rápida de texto
4. Ahorra espacio
5. Accesible
6. Ahorra tiempo
7. Eficiencia de los empleados
8. Ahorra dinero
Usando DeftPDF para hacer que su archivo PDF pueda buscar y leer
El uso de la herramienta OCR de DeftPDF es muy fácil y ya que lo hace & rsquo; t requiere que descargue o instale el software, puede convertir directamente e inmediatamente obtener resultados en cuestión de minutos, siempre y cuando tenga una buena conexión a Internet! Sólo hay unos pocos pasos para convertir su archivo PDF:
Paso uno: Ir ahttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; y seleccione & ldquo;OCR PDF& rdquo; herramienta
Paso dos: Sube tu archivo PDF
Paso tres: Seleccione el idioma del documento y elija los formatos de salida. Puedes elegir entre & ldquo;archivo de texto& rdquo; o & ldquo;PDF con capacidad de búsqueda.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a archivo de texto, it will convert it into text. If you choose PDF con capacidad de búsqueda, it will provide you with PDF but with recognized text.
Paso cuatro: Haga clic en & ldquo;Reconocer texto en todas las imágenes& rdquo; una vez realizadas todas las modificaciones
Paso cinco: & ldquo; Descargar & rdquo; su archivo para guardarlo en su computadora
Una vez que haya realizado este procedimiento, ahora obtendrá un documento legible y de búsqueda que puede utilizar fácilmente como si se tratara de un PDF escaneado a Word.
