Mitä skannaus on? Skannaus on prosessi, jossa vanhan koulukunnan paperityöt ovat saatavilla digitaalisessa maailmassa, erityisesti tietokoneen saatavilla. Nykyään useimmilla tulostimilla on käytettävissä skannereita, ja matkapuhelimiin on myös muita samalla tavalla toimivia sovelluksia. Kun skannaamme, se alkaa samanlaisella prosessilla kuin kopiointi, joka luo identtisen kopion kuvadokumentista. Kopiokone tulostaisi digitaalisen kuvan tyhjille arkeille, mutta skanneri puolestaan lähettää kuvan digitaalisena kopiona tietokoneelle, USB:lle tai muistikortille.
Kun näin tapahtuu, tietokone tunnistaa digitalisoidun asiakirjan mustavalkoisina pisteinä eikä mitään muuta. Nykyään skannatut asiakirjat voivat olla kahdessa eri muodossa & ndash; PDF tai JPEG.
Miksi skannaamme asiakirjoja?
On useita syitä, miksi skannaus on ollut suositeltava vaihtoehto asiakirjojen säilyttämiseen ja tiedostamiseen. Ensinnäkin se säästää aikaa ja tilaa. Vanhojen koulujen asiakirjat tarkoittavat säilytyskaappeja tai varastotiloja, jotka eivät ole maksimoituja ja etsivät tietoja käsityötä. Jos & rsquo; uudelleen myös oikeudellinen yritys, useammin kuin ei toimisto on täynnä tiedostoja, jotka luultavasti vie paljon aikaa kuratoida tai etsiä, mikä vaikuttaa myös kolmas syy, miksi skannaus asiakirjat ovat edullisia & ndash; Henkilöstön tehokkuus.
Nopeammin ja helpommin työntekijät voivat etsiä tiedostoja vain sijoittamalla avainsanat tietokoneensa hakutoimintoihin. Hetkessä asiakirjat haetaan, tiedostot voidaan lähettää välittömästi sähköpostitse, vaikka olisimme ulkomailla ja kopiointi ei ole tarpeen. Lisäksi asiakirjat voidaan järjestää helposti ja seurata tietokoneella.
Tietenkin, kun säästämme aikaa, tilaa ja maksimoimme tehokkuuden, kaikki nämä vaikuttavat tärkeimpiin toimenpiteisiin liiketoiminnassa - säästävät rahaa. Kaikki edellä mainitut kustannukset voidaan minimoida rahallisesti ja saavuttaa korkea tuottavuus. Yritykset voivat keskittyä maksimoimaan budjettinsa sen sijaan, että huolehtisivat tallennustilasta, ylimääräisestä työvoimasta ja logistiikasta. Tiedostot voidaan myös helposti varmuuskopioida vain tallentamalla kopio tiedostoista pilveen tai toiseen paikkaan sijoitettuun levyyn. Tämä säästää myös henkilön tai yrityksen katastrofeilta, kuten tulipaloista, luonnonkatastrofeista ja muista tapauksista, jotka voivat aiheuttaa tiedostojen menettämisen.
Kaikki nämä asiat ovat syitä uskoa, että skannaus on hyvä idea, mutta miten skannaus voidaan optimoida?
Mikä on OCR ja miten se toimii?
Oletusarvoisesti skannaus on vain litteä kuva, jota tietokone ei voi lukea, mutta uudella tekniikalla voimme lukea ja etsiä asiakirjan sisältämän tekstin. Tämä on mahdollista OCR-ohjelmiston takia.
Optinen merkkintunnistus (OCR) on uusi tekniikka, joka on kehitetty skannatuille asiakirjoille ja tiedostoille. Tämä uusi tekniikka on suunniteltu erityisesti tekstin lukemiseen ja voit etsiä skannatut asiakirjat ikään kuin ne olisi koodattu digitaalisesti. Jotta selitykset olisivat yksinkertaisempia, tietokoneen skannattu asiakirja on vain kuva, joka koostuu mustista pisteistä kuin bittikarttatiedosto, mutta OCR, se tunnistaa nämä pisteet ja yrittää selvittää, muodostavako ne tietyn merkin, kuten kirjaimen tai numeron. & nbsp; Koska sen parannukset ja päivitykset, tietokone voi lue nyt skannatut tiedostot ja näe se ikään kuin se olisi koodattu tietokoneessa.
OCR-ohjelmiston avulla skannattujen asiakirjojen teksti voi olla luettavissa, haettavissa, kopioitavissa, muokattavissa, muutettavissa, tarkistettavissa ja valittuna aivan kuten live-tekstissä tehdään. Periaatteessa, jos & rsquo; uudelleen läpi tiedostoja ja voit tehdä tekstihaun, tahansa sivun muunnetun PDF kautta OCR löytyy nyt.
Etu OCR: llä
On olemassa erilaisia etuja ottaa asiakirjoja muunnetaan OCR PDF työkalu ja se hyödyttää ketään. Samanlaisia kuin asiakirjan skannauksen edut, OCR: llä tarkoitetaan parannettua arkistointijärjestelmää ja säästää paljon vaivaa, aikaa ja rahaa. Tässä ovat OCR-työkalun edut:
1. Kopioi & ndash; Liitä skannatuista asiakirjoista
2. PDF-muokkaus käytössä
3. Nopea tekstihaku
4. Säästä tilaa
5. Saatavilla
6. Säästä aikaa
7. Työntekijöiden tehokkuus
8. Säästä rahaa
DeftPDF: n avulla voit tehdä PDF-tiedostosta haettavissa ja luettavissa
Käyttämällä OCR työkalu DeftPDF on todella helppoa ja koska se doesnt & rsquo; t vaativat ladata tai asentaa ohjelmiston, voit suoraan muuntaa ja heti saada tuloksia muutamassa minuutissa niin kauan kuin sinulla on hyvä Internet-yhteys! PDF-tiedoston muuntamiseen on vain muutamia vaiheita:
Vaihe yksi: Menehttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; ja valitse & ldquo;OCR PDF& rdquo; työkalu
Vaihe kaksi: Lataa PDF-tiedosto
Vaihe kolme: Valitse julkaisun kieli ja valitse tulostusmuodot. Voit valita & ldquo;tekstitiedosto& rdquo; tai & ldquo;haettavissa oleva PDF.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a tekstitiedosto, it will convert it into text. If you choose haettavissa oleva PDF, it will provide you with PDF but with recognized text.
Vaihe neljä: Napsauta & ldquo;Tunnista teksti kaikissa kuvissa& rdquo; kun kaikki muutokset on tehty
Vaihe viisi: & ldquo; Lataa & rdquo; tiedostosi tallentaaksesi sen tietokoneellesi
Kun olet tehnyt tämän toimenpiteen, saat nyt hakukelpoisen ja luettavan asiakirjan, jota voit helposti käyttää ikään kuin se olisi skannattu PDF sanaan.
