Qu'est-ce que la numérisation ? La numérisation est le processus de mise à disposition de votre ancienne paperasse dans le monde numérique, spécifiquement accessible à votre ordinateur. À ce jour, la plupart des imprimantes disposent de scanners intégrés et il existe également d'autres applications pour les téléphones mobiles qui fonctionnent de la même manière. Lorsque nous numérisons, il commence par un processus similaire à la photocopie, qui crée une copie identique du document image. Un photocopieur imprimerait une image numérique sur des feuilles vierges, mais un scanner transmettrait l'image sous forme de copie numérique à l'ordinateur, à une USB ou à une carte mémoire.
Lorsque cela se produit, l'ordinateur reconnaît le document numérisé comme des points noirs et blancs et rien de plus. De nos jours, les documents numérisés peuvent être sous deux formes différentes #38 ; ndash ; PDF ou JPEG.
Pourquoi devrions-nous numériser des documents ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles la numérisation a été la meilleure option pour conserver et classer les documents. D'une part, cela nous fait gagner du temps et de l'espace. Les anciens documents scolaires signifient que les armoires de rangement ou les salles de stockage sont occupées et non maximisées et que la recherche d'informations signifie travail manuel. Si vous #38 ; rsquo ; re aussi dans une société juridique, le plus souvent, le bureau est rempli de fichiers qui prendront probablement beaucoup de temps pour curate ou recherche, ce qui affecte également la troisième raison pour laquelle la numérisation des documents sont préférés #38 ; ndash ; Efficacité du personnel.
D'une manière plus rapide et plus facile, les employés pourront rechercher dans les fichiers simplement en plaçant les mots-clés dans les fonctions de recherche de leur ordinateur. En un instant, les documents sont récupérés, les fichiers peuvent être envoyés immédiatement par e-mail même si nous sommes à l'étranger et la reproduction par photocopie ne sera pas nécessaire. En outre, les documents peuvent être organisés facilement et suivis sur l'ordinateur.
Bien sûr, comme nous économisons du temps, de l'espace et maximisons l'efficacité, tout cela affecte la mesure la plus importante dans les affaires - économiser de l'argent. Toutes les dépenses mentionnées ci-dessus peuvent être minimisées financièrement et une productivité élevée sera obtenue. L'entreprise pourra se concentrer sur la maximisation de ses budgets au lieu de s'inquiéter de l'espace de stockage, de la main-d'œuvre supplémentaire et de la logistique. Les fichiers sont également facilement sauvegardés en stockant une copie des fichiers dans un nuage ou sur un disque placé dans un autre emplacement. Cela permettra également de sauver une personne ou une entreprise des catastrophes comme un incendie, des calamités naturelles et d'autres incidents qui peuvent entraîner la perte de dossiers.
Toutes ces choses sont des raisons de croire que la numérisation est une bonne idée, mais comment la numérisation peut-elle être optimisée ?
Qu'est-ce que l'OCR et comment cela fonctionne-t-il ?
Par défaut, la numérisation n'est rien d'autre qu'une photo plate qui ne peut pas être lue par l'ordinateur, mais grâce aux nouvelles technologies, nous sommes en mesure de lire et de rechercher le texte contenu dans le document. Ceci est possible grâce au logiciel OCR.
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une nouvelle technologie développée pour les documents numérisés et les fichiers. Cette nouvelle technologie est spécialement conçue pour lire le texte et vous permet de rechercher vos documents numérisés comme s'ils étaient codés numériquement. Pour simplifier les explications, un document numérisé pour un ordinateur n'est qu'une image composée de points noirs sous forme de fichier mappé, mais avec OCR, il reconnaît ces points et essaie de déterminer s'ils constituent un caractère spécifique tel qu'une lettre ou un chiffre. #38 ; nbsp ; Depuis ses améliorations et mises à jour, un ordinateur peut lire maintenant les fichiers analysés et le voir comme s'il était encodé dans l'ordinateur.
Avec le logiciel OCR, le texte des documents numérisés peut être lisible, consultable, copié, édité, modifié, révisé et sélectionné, tout comme ce que vous faites avec le texte en direct. Fondamentalement, si vous #38 ; rsquo ; re regarder à travers vos fichiers et que vous faites une recherche de texte, n'importe quelle page d'un PDF converti via OCR peut maintenant être trouvée.
L'avantage avec OCR
Il y a plusieurs avantages à avoir vos documents convertis avec l'outil PDF OCR et cela profite à tout le monde. Comme pour les avantages de numériser un document, avoir OCR signifie avoir un système de classement amélioré et vous faire économiser beaucoup d'efforts, de temps et d'argent. Dans l'essentiel, voici les avantages d'un outil OCR :
1. Copier #38 ; ndash ; Coller à partir de documents numérisés
2. Modification PDF activée
3. Recherche de texte rapide
4. Économiser de l'espace
5. Accessible
6. Gagnez du temps
7. Efficacité des employés
8. Économisez de l'argent
Utilisation de DeftPDF pour rendre votre fichier PDF consultable et lisible
L'utilisation de l'outil OCR de DeftPDF est vraiment facile et comme il le fait #38 ; rsquo ; t nécessite que vous téléchargez ou installez le logiciel, vous pouvez directement convertir et obtenir immédiatement des résultats en quelques minutes tant que vous avez une bonne connexion Internet ! Il y a seulement quelques étapes pour convertir votre fichier PDF :
Première étape : Aller àhttps://deftpdf.com/ocr-pdf#38 ; nbsp ; et sélectionnez #38 ; ldquo ;PDF OCR#38 ; rdquo ; outil
Deuxième étape : Téléchargez votre fichier PDF
Troisième étape : Sélectionnez la langue de votre document et choisissez vos formats de sortie. Vous pouvez choisir entre #38 ; ldquo ;fichier texte#38 ; rdquo ; ou #38 ; ldquo ;PDF consultable.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a fichier texte, it will convert it into text. If you choose PDF consultable, it will provide you with PDF but with recognized text.
Quatrième étape : Cliquez sur #38 ; ldquo ;Reconnaître le texte sur toutes les images#38 ; rdquo ; une fois toutes les modifications effectuées
Cinquième étape : #38 ; ldquo ; Téléchargement #38 ; rdquo ; votre fichier pour l'enregistrer sur votre ordinateur
Une fois que vous avez fait cette procédure, vous obtiendrez maintenant un document consultable et lisible que vous pouvez facilement utiliser comme s'il s'agissait d'un PDF numérisé à mot.
