Sådan gør du scannede dokumenter læsbare og søgbare

29 / 5 / 2019

Andre indlæg

How to convert PDF into an online form

Learn More

What is a PDF?

Learn More

DeftPDF has All PDF Tools

Learn More

Hvad er scanning? Scanning er processen med at gøre dit gammeldags papirarbejde tilgængeligt i den digitale verden, specielt tilgængeligt for din computer. Fra i dag har de fleste printere tilgængelige scannere indbygget, og der er også andre applikationer til mobiltelefoner, der fungerer på samme måde. Når vi scanner, begynder det med en proces svarende til fotokopiering, som skaber en identisk kopi af billeddokumentet. En kopimaskine udskriver et digitalt billede til tomme ark, men en scanner sender derimod billedet som en digital kopi til computeren, et USB eller et hukommelseskort.

Når dette sker, genkender computeren det digitaliserede dokument som sorte og hvide prikker og intet mere. I dag kan scannede dokumenter være i to forskellige former & ndash; PDF eller JPEG.

deftpdf scanner

Hvorfor skal vi scanne dokumenter?

Der er flere grunde til, at scanning har været den foretrukne mulighed for at beholde og arkivere dokumenter. For det første sparer det os tid og rum. Gamle skoledokumenter betyder opbevaringsskabe eller lagerrum bliver besat og ikke maksimeret, og søgning efter information betyder manuel arbejdskraft. Hvis du & rsquo; re også i et juridisk selskab, oftere end ikke kontoret er fyldt med filer, der sandsynligvis vil tage en masse tid at kurere eller søge, hvilket også påvirker den tredje grund til, at scanning dokumenter foretrækkes & ndash; Personale effektivitet.

På en hurtigere og nemmere måde vil medarbejderne kunne søge gennem filerne blot ved at placere søgeordene i søgefunktionerne på deres computer. På et øjeblik hentes dokumenter, filer kan sendes med det samme via e-mail, selvom vi er i udlandet, og reproduktion via fotokopiering er ikke nødvendig. Derudover kan dokumenter organiseres nemt og spores på computeren.

Selvfølgelig, da vi sparer tid, plads og maksimerer effektiviteten, påvirker alle disse den vigtigste foranstaltning i erhvervslivet - sparer penge. Alle ovennævnte udgift kan minimeres monetært, og der opnås høj produktivitet. Virksomheden vil være i stand til at fokusere på at maksimere deres budgetter i stedet for at bekymre sig om lagerplads, ekstra arbejdskraft og logistik. Filer sikkerhedskopieres også nemt blot ved at gemme en kopi af filerne i en sky eller på en disk placeret på et andet sted. Dette vil også spare en person eller en virksomhed mod katastrofer som brand, naturkatastrofer og andre hændelser, der kan medføre, at filer går tabt.

Alle disse ting er grund til at tro, at scanning er en god idé, men hvordan kan scanningen optimeres?

Hvad er OCR og hvordan virker det?

Som standard er scanning intet andet end et fladt foto, som ikke kan læses af computeren, men med ny teknologi kan vi læse og søge efter teksten i dokumentet. Dette er muligt på grund af OCR-software.

Optical Character Recognition (OCR) er en ny teknologi udviklet til scannede dokumenter og filer. Denne nye teknologi er specielt lavet til at læse teksten igennem og giver dig mulighed for at søge i dine scannede dokumenter, som om det var kodet digitalt. For at gøre forklaringerne enklere, er et scannet dokument til en computer kun et billede bestående af sorte prikker som en bit-kortlagt fil, men med OCR genkender det disse prikker og forsøger at afgøre, om disse udgør et bestemt tegn såsom et bogstav eller et tal. & nbsp; Da dens forbedringer og opdateringer, kan en computer læs nu scannede filer og se det som om det var kodet i computeren.

Med OCR-software kan tekst fra scannede dokumenter være læsbar, søgbar, kopieret, redigeret, ændret, revideret og valgt, ligesom hvad du gør med levende tekst. Dybest set, hvis du & rsquo; re kigger gennem dine filer, og du gør en tekstsøgning, kan enhver side af en konverteret PDF gennem OCR nu findes.

DeftPDF OCR tool

Fordelen med OCR

Der er forskellige fordele ved at få dine dokumenter konverteret med PDF værktøj, og det gavner nogen. I lighed med fordelene ved at scanne et dokument betyder OCR at have et forbedret arkiveringssystem og spare dig en stor indsats, tid og penge. Her er fordelene ved et OCR-værktøj:

1. Kopiér & ndash; Indsæt fra scannede dokumenter

2. PDF-redigering aktiveret

3. Hurtig tekstsøgning

4. Spar plads

5. Tilgængelig

6. Spar tid

7. Medarbejdernes effektivitet

8. Spar penge

Brug DeftPDF til at gøre din PDF-fil søgbar og læsbar

Brug af OCR værktøj DeftPDF er virkelig nemt, og da det gør & rsquo; t kræver, at du downloader eller installere softwaren, kan du direkte konvertere og straks få resultater inden for få minutter, så længe du har en god internetforbindelse! Der er kun få trin til at konvertere din PDF-fil:

Trin et: Gå tilhttps://deftpdf.com/ocr-pdf& nbsp; og vælg & ldquo;PDF& rdquo; værktøj

Trin to: Upload din PDF-fil

DeftPDF upload PDF file

Trin tre: Vælg sproget i dit dokument, og vælg dine outputformater. Du kan vælge mellem & ldquo;tekstfil& rdquo; eller & ldquo;søgbar PDF.” The output format is the results you will get once you download the file. If you choose a tekstfil, it will convert it into text. If you choose søgbar PDF, it will provide you with PDF but with recognized text.

DeftPDF OCR tool

Trin fire: Klik på & ldquo;Genkend tekst på alle billeder& rdquo; når alle ændringer er færdige

Trin fem: & ldquo; Download & rdquo; din fil for at gemme den på din computer

Når du har gjort denne procedure, får du nu et søgbart og læsbart dokument, som du nemt kan bruge, som om det var en scannet PDF til ord.